"Meer dan 3016 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Blogs


Het Nieuwe Samen Werken


Het Nieuwe Samen Werken
Omdat samenwerken ook bij Het Nieuwe Werken nodig blijft, zijn er allerlei technieken en oplossingen om virtueel samenwerken mogelijk te maken. Een gevolg is wel dat werknemers elkaar steeds minder face-to-face (F2F) ontmoeten. Hoe ga je daar als persoon én als organisatie mee om? En hoe zorg je dat die virtuele ontmoetingen net zo effectief zijn als F2F-ontmoetingen?

Onderzoek naar virtuele samenwerking

Tegenwoordig kunnen we virtueel afspraken maken, kennis delen, discussiëren en andere interacties organiseren. Naar de effecten van virtuele samenwerking op sociale interactieprocessen is echter nog weinig onderzoek gedaan.

De eerste gebruikservaringen met virtueel samenwerken kwamen van internationale teams, opererend in grote multinationale organisaties. Zij zijn al een tijdje bezig met virtuele communicatiemiddelen. Immers, in een internationale omgeving zijn de kosten voor een fysieke ontmoeting erg hoog. Deze ‘pioniers’ leverden ons de eerste inzichten in de dynamiek die ontstaat als mensen virtueel samenwerken. Hun ervaringen laten zien dat er hardnekkige paradigma’s bestaan over virtueel samenwerken.

Ten eerste: Het is zeer goed mogelijk om in een louter virtuele omgeving dezelfde professionele interacties te organiseren als dat in een face-to-face situatie mogelijk is.

Ten tweede: gevoelige gesprekken of zelfs complexe besluitvormingsprocessen kunnen effectief in een virtuele omgeving plaatsvinden. (Jarvenpa en Leidner, 1999)

Een virtuele én geslaagde ontmoeting?

Wat maakt een virtuele ontmoeting tot een geslaagde ontmoeting? Daarbij spelen veel factoren een rol, zoals bijvoorbeeld de keuze van het medium, het doel van de ontmoeting en natuurlijk de onderlinge relaties van de betrokken actoren (Hertel, Geister & Konradt, 2005). Voor elke situatie gelden verschillende factoren. Het is dan ook zinloos om algemene uitspraken te doen die gegarandeerd leiden tot effectieve processen.

Mensen die virtueel met elkaar willen samenwerken zullen hun eigen situatie in kaart moeten brengen en analyseren welke factoren in hun situatie aanwezig zijn en hoe hiermee om te gaan. Richtlijnen zijn er natuurlijk wel.

Onderstaande richtlijnen zijn overgenomen uit meerdere onderzoeken naar de kritische succesfactoren voor effectieve virtuele samenwerkingsprocessen.

Besteed veel aandacht aan de keuze van een medium.

  • Zorg dat je de juiste tool voor het juiste doel inzet (Brown, Huettner, James-Tanny, 2007).
    Verschillende vormen van interactie hebben verschillende randvoorwaarden. Is de interactie louter beeldvormend, dan moet je in ieder geval documenten en andere informatie kunnen delen. Moet er in gediscussieerd worden of belangrijke zaken worden besloten, dan kun je beter focussen op tools waarbij gebruikers meer betekenis in de interactie kunnen leggen. Denk hierbij aan videoconference of zelfs telepresence. Denk ook aan combinaties van verschillende tools. Een online cloud in combinatie met een conference call kan in sommige situaties zeer effectief zijn.
  • Zorg dat de gekozen tools bekend zijn bij de gebruikers.
    Kies bekende tools. Introduceer nieuwe tools stap voor stap en creëer tijd en ruimte voor de gebruikers om te experimenteren met de nieuwe tools.
  • Volg het gebruik van de tools op de voet, op groeps- én individueel niveau.
    Monitor de manier waarop mensen omgaan met de tool en verzamel zoveel mogelijk informatie over de ervaringen met de tools . Zorg voor een helpdesk.
  • Creëer een ‘always on’ virtuele omgeving.
    Het is belangrijk dat er ad hoc interacties kunnen plaatsvinden. Daarnaast is het zinvol dat de gebruikers (zeker in teamverband) informele contacten met elkaar hebben. Dat creëert vertrouwensrelaties die weer noodzakelijk zijn voor toekomstige professionele samenwerkingsprocessen. In een virtuele omgeving schuilt het gevaar dat mensen vergeten met wie ze werken (Kahai, 2009). In een ‘always on’ virtuele omgeving kunnen gebruikers zien wie waar mee bezig is en kunnen herinneringen, RSS feeds, en meldingen gedaan worden naar aanleiding van acties en/of geplande taken. In een asynchrone virtuele werkomgeving[1] is het sowieso belangrijk om een regelmatige communicatiestroom te creëren. Dat geeft gebruikers het gevoel dat de groep actief werkt aan output.
  • Zorg dat alles goed en op tijd werkt.
    Ontmoetingen die volgen na tijdrovende technische handelingen zijn gedoemd te mislukken. Zorg dat alles getest is voor je gebruik maakt van een virtuele collaboratietool.

Besteed veel aandacht aan werkafspraken en ‘gebruiksregels’.

In een virtuele omgeving kun je makkelijk informatie verliezen of verkeerd interpreteren, met alle gevolgen van dien. Er is dus een belangrijke rol weggelegd voor de leidinggevende, procesbewaker, voorzitter of facilitator (Hulsebosch & Wagenaar, 2009). Zij moeten, samen met de gebruikers, zorgen dat er regels worden geformuleerd over bijvoorbeeld taak- en rolverdeling, reply-tijden, taalgebruik, gespreksregels, jargon en afkortingen, virtuele aanwezigheid en periodieke ontmoetingen.

Zoals eerder besproken kan een virtuele ontmoeting verschillende doelen hebben. Zorg dat voor iedereen duidelijk is wat het doel van de ontmoeting en wat de procedures of stappen zijn die daartoe leiden. Is het bijvoorbeeld een informatieve ontmoeting, laat dan geen discussies toe. Je kiest immers je tools bij het doel van de ontmoeting (Brown, Huettner, James-Tanny, 2007).

Bouw evaluatiemomenten in waarin je onder andere ingaat op de naleving van de afspraken. Zijn ze werkbaar? Worden ze opgevolgd en zo niet, waarom niet? Moeten de afspraken worden bijgesteld? Zo maak je alle gebruikers medeverantwoordelijk voor de afspraken en vergroot je de kans dat ze daadwerkelijk worden nageleefd.

Besteed veel aandacht aan elkaar

  • Sociale isolatie, onveilige/ongezonde werkprocessen en motivatieproblemen liggen op de loer. Extra aandacht voor elkaar is in een virtuele omgeving geen overbodige luxe (Hertel, Geister & Konradt, 2005).
  • Organiseer regelmatig informele ontmoetingen (virtueel of F2F).
  • Nodig gebruikers uit om hun successen, handelingen en acties te delen met collega’s.
  • Creëer een cultuur waarin gebruikers een open en onderzoekende houding hebben ten opzichte van de informatie die ze krijgen van elkaar. Dit voorkomt verwarring en escalerende conflicten naar aanleiding van misinterpretaties.
  • Train gebruikers in effectieve interactieprocessen en maak ze bewust van de invloed van hun virtuele gedrag.
  • Houd contact met alle gebruikers en check regelmatig zaken als gemoedstoestand, motivatie en betrokkenheid bij de groep.
Grote winst Bij virtuele ontmoetingen komt vaak meer kijken dan bij een F2F-ontmoeting. Toch is de winst groot. Werknemers hoeven minder te reizen en hebben meer mogelijkheden om hun arbeidstijd in te delen. Digitale verzamelplaatsen zorgen dat informatie voor iedereen altijd voorhanden is. ‘Always on’ platformen geven gebruikers de mogelijkheid om continu bezig te zijn met cocreaties en indirecte samenwerkingsprocessen. Ze zijn immers niet meer afhankelijk van ontmoetingen.

De indirecte communicatie zorgt daarnaast dat gebruikers meer denktijd hebben bij het formuleren van een antwoord op bijvoorbeeld een e-mail. Dit kan voordelig zijn voor de kwaliteit van de interactie en het verlaagt de kans op escalerende conflicten. Een ander voordeel is dat je allerlei procedures kunt digitaliseren. Spreektijd, stemmen en verslaglegging zijn maar voorbeelden van procedures die makkelijker en zuiverder worden wanneer je ze digitaliseert.

‘echte’ ontmoetingen blijven vaak nodig.

Virtuele ontmoetingen zullen fysieke ontmoetingen voorlopig niet volledig vervangen. Dat is vaak ook niet verstandig. Internationale werkteams blijken het meest effectief als periodiek fysieke ontmoetingen worden georganiseerd gedurende de levensduur van het team. Ook bij belangrijke en gevoelige processen zal men nog vaak kiezen voor een F2F ontmoeting. Voorlopig blijft het dus wijs om elkaar ‘in het echt’ te blijven ontmoeten.

De toekomst brengt?

De ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. Nieuwe technologieën zoals 3D, interactieve camerasystemen en zelfs holografische projecties zullen de dynamiek van een F2F-ontmoeting steeds meer benaderen. Door thema’s als globalisering, duurzaamheid en de mobiliteitsproblematiek wordt er in de toekomst steeds vaker een beroep gedaan op virtuele samenwerkingsvormen en zullen de gebruikers keer op keer voor de uitdaging staan om daar op een effectieve wijze mee om te gaan.

[1] Een werkomgeving waarbij werknemers niet gelijktijdig aanwezig zijn.

Tags: efficiënter werken, cloud computing, samenwerken, verandermanagement, cultuur
Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl

Willem Hunfeld Willem Hunfeld
Willem Hunfeld is trainer en adviseur bij SBI Training & Advies

RSS feed van Willem HunfeldVolg Willem Hunfeld op LinkedIn
Bekijk de blogpagina van Willem Hunfeld

0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

Vergaderen zonder rompslomp Vergaderen zonder rompslomp

Kantoorinrichten kent verschillende kanten Kantoorinrichten kent verschillende kanten

Steeds meer ambtenaren werken organisatieonafhankelijk Steeds meer ambtenaren werken organisatieonafhankelijk

Anders werken: hoe krijg je 8000 medewerkers mee? Anders werken: hoe krijg je 8000 medewerkers mee?

'Na de vakantie ga ik het helemaal anders doen!' 5 Tips om je ambities vast te houden. 'Na de vakantie ga ik het helemaal anders doen!' 5 Tips om je ambities vast te houden.

Hoe beter de akoestiek op kantoor, hoe minder stress Hoe beter de akoestiek op kantoor, hoe minder stress

It’s the ‘salaris’, stupid It’s the ‘salaris’, stupid

Gerelateerde Blogs

Waar en wanneer Het Nieuwe Werken: zegt u het maar!

hnwblog

Bij Het Nieuwe Werken bepaalt de dagelijkse agenda waar het het meest efficiënt werken is. Op kantoor of 'thuis', of een combinatie daarvan. Thuiswerkers zijn dan ook loyale professionals die vaak net iets harder lopen en zich net wat minder snel zie...


Werkgevers moeten nu echt vernieuwen op mobiliteit

hnwblog

Het is nog lastig alle betrokken partijen tevreden te stellen met de vernieuwingen op het gebied van mobiliteit die gepaard gaan met Het Nieuwe Werken. Hier ligt een mooie opgave voor werkgevers, vindt Tim Wille, maar hoe faciliteren zij hun medewerk...


Aansturen op de verkeerde output

hnwblog

Helaas voor de manager is het simpelweg formuleren van KPI’s geen garantie voor het gewenste bedrijfssucces. Waarop hij dan wel moet sturen? Het eindresultaat. Ook in Het Nieuwe Werken. Wat doet het er immers toe hoe bepaalde output is behaald, stelt...