"Meer dan 3089 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Nieuws


Zaakgericht werken steeds populairder bij overheid

Zaakgericht werken steeds populairder bij overheid


Steeds meer overheden, zorg- en onderwijsinstellingen gaan zaakgericht werken. Ze staan meer open voor een nieuwe inrichting van het informatiemanagement. Deels omdat ze moeten bezuinigen, maar ook omdat ze slimmer en flexibeler met hun middelen moeten omgaan.

Ook de wens om steeds persoonlijkere dienstverlening te kunnen bieden staat centraal in deze trend, signaleert BCT, leverancier op het gebied van Enterprise Information Management. Wanneer organisaties de keuze hebben gemaakt om zaakgericht werken te implementeren, moeten ze gaan nadenken over een passende aanpak.

Procesgestuurd
Daarvoor ziet BCT grofweg twee varianten ontstaan; een ‘outside in’- en ‘inside out’-aanpak. De inside out-aanpak betekent dat een organisatie de stap maakt van functioneel gestuurd naar procesgestuurd en zich eerst richt op het optimaliseren van de processen voordat zaaktypen worden geformuleerd.

Tijdens de implementatie lijkt het aan de buitenkant het alsof er weinig verandert. Bij de outside in-methode worden de e-dienstverleningsproducten afgestemd op de interne organisatie. Men kiest heel bewust voor het zichtbaar maken van de nieuwe dienstverlening terwijl de interne organisatie hiertoe nog niet altijd volledig op is uitgerust.

Draagvlak
Alex Lony, product portfoliomanager bij BCT: “Zaakgericht werken is een ideale oplossing, maar het vergt wel voldoende voorbereiding en draagvlak in de organisatie. Daar zijn gemeenten, onderwijsinstellingen en zorginstellingen zich niet altijd bewust van."

Tien geboden
BCT heeft tien geboden opgesteld om organisaties te helpen om zaakgericht werken succesvol te implementeren:
  1. Implementeer eerst digitaal werken.
    Zaakgericht werken heeft een behoorlijke impact op de organisatie. Door medewerkers eerst bekend en vertrouwd te laten zijn met digitaal werken wordt een snellere acceptatie en implementatie van zaakgericht werken bewerkstelligd.
  2. Formuleer afgebakende doelstellingen.
    Stel van te voren vast welke doelstellingen en ambities ten grondslag liggen aan zaakgericht werken, zorg voor een duidelijk beschreven business case om kosten/baten te toetsen en formuleer helder wat de organisatie wil bereiken en in welk tijdsbestek.
  3. Beschrijf het totale proces.
    Breng in kaart hoe de organisatie omgaat met het volledige proces omtrent een zaak, van intake tot archivering. Bekijk alle mogelijke scenario’s. Hoe gaat de organisatie bijvoorbeeld om met een persoon die met een fysiek document aan de balie staat?
  4. Prioriteer zaaktypen.
    Bepaal aan de hand van een zaaktypecatalogus welke zaaktypen er nodig zijn en waar deze afgehandeld worden; in een zaaksysteem of een back-office applicatie.
  5. Bepaal pilot zaaktypen.
    De implementatie van zaakgericht werken is gebaat bij interne successen. Formuleer drie tot maximaal vijf zaaktypen die leiden tot quick-wins en daardoor het referentiekader vormen voor het succes van zaakgericht werken binnen uw organisatie.
  6. Beschrijf processen van de pilot zaaktypen.
    Beschrijf de zaaktypen op basis van een breed geaccepteerd toetsingskader voor eenduidige toepassing. Gemeenten maken bijvoorbeeld gebruik van het KING sjabloon ZTC 2.0.
  7. Bevorder en ontmoedig het gebruik van kanalen.
    Het is belangrijk om in een vroeg stadium na te denken over kanaalsturing. Met kanaalsturing kan het gebruik van een kanaal worden bevorderd of ontmoedigt. Kanaalsturing helpt om een organisatie snel en flexibel te laten anticiperen en zorgt daarmee voor een hogere kwaliteit van afhandeling.
  8. Definieer de managementbehoefte.
    Het is belangrijk om op voorhand te inventariseren welke informatie het management gebruikt om op te sturen. Stem de verwachtingen van het management en het gebruik van managementinformatie vanaf het begin goed af en betrek ze bij de pilot.
  9. Kies voor loketoptimalisatie of procesoptimalisatie. Wat is het startpunt van zaakgericht werken? Kies een duidelijk perspectief om zaakgericht werken te realiseren en rol van daaruit het project uit. Benader het realiseren van zaakgericht werken inside-out of juist outside-in.
  10. Zorg permanent voor draagvlak.
    Zaakgericht werken is een ingrijpend veranderproces door alle lagen van de organisatie. Vanuit zowel primaire als ondersteunende en vooral dienstverlenende processen zijn medewerkers betrokken bij zaakgericht werken en het is noodzakelijk dat medewerkers op ieder organisatieniveau (bestuur, leiding en werkvloer) meedenken en meebewegen in de verandering van de organisatie. Het begeleiden van dit proces is voorwaarde voor een brede acceptatie van zaakgericht werken.

Tags: efficiënter werken, flexibel werken, hrm, innovatie, change management, management, ict, slimmer werken, leiderschap, zaakgericht werken

Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl
0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

Helft ondernemers werkt weleens vanuit bed Helft ondernemers werkt weleens vanuit bed

Managers veel meer tevreden over hun werk dan hun personeel Managers veel meer tevreden over hun werk dan hun personeel

Congres Over Het Nieuwe Werken op zoek naar balans tussen mens en technologie Congres Over Het Nieuwe Werken op zoek naar balans tussen mens en technologie

Agile werken verovert nu ook creatieve sector. Agile werken verovert nu ook creatieve sector.

Zwangerschapsdiscriminatie neemt toe bij flexwerken Zwangerschapsdiscriminatie neemt toe bij flexwerken

Wendbaarheid een van de grootste uitdagingen HR Wendbaarheid een van de grootste uitdagingen HR

Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid

Gerelateerde Blogs

Vertrouwen in een virtuele werkomgeving (Deel 1)

hnwblog

Wanneer je met een team mensen samenwerkt aan een gezamenlijk doel moet je elkaar kunnen vertrouwen. En om dat vertrouwen op te bouwen, is tijd nodig en moet je elkaar goed leren kennen. Maar 'vertrouwen', wat is dat? Bedoelen we allemaal hetzelfde a...


Afwijken van het proces: Organisatorische olifantenpaadjes

hnwblog

Olifantenpaadjes zijn er in allerlei soorten en maten: Fysieke olifantenpaadjes (de uitgesleten paadjes in het gras), sociale olifantenpaadjes (gedragspatronen die we niet verwachten of gepland hadden) en olifantenpaadjes in organisaties, waar mensen...


Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

hnwblog

Persoonlijke effectiviteit is cruciaal om het Nieuwe Werken te laten slagen, maar wat is dat eigenlijk, persoonlijke effectiviteit? Aangezien de hoeveelheid tijd en energie die een medewerker beschikbaar heeft constant is, zit de crux hem er dus in o...