"Meer dan 3089 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Nieuws


Slim vergaderen willen we allemaal, dus waarom gebeurt dat niet?

Slim vergaderen willen we allemaal, dus waarom gebeurt dat niet?


Organisaties verspillen veel vergadertijd door haperende technologie en de afwezigheid van collega’s wiens inbreng hard nodig is. Het komt niet zelden voor dat diegenen die er wel zijn, alleen voor die ene vergadering naar kantoor komen. Bedrijven beschikken al jaren over videoconferencing-oplossingen, maar gebruiken die veel te weinig of niet echt effectief. Wat is er nodig om eindelijk slim en efficiënt te gaan vergaderen?

Het is een bekend verschijnsel. Een presentator wil tijdens een meeting zijn of haar laptop aansluiten op de beamer of een grootformaat scherm, maar het juiste aansluitkabeltje ontbreekt. Voor je het weet ben je tien minuten verder. Als dat tijdens verschillende vergaderingen gebeurt, levert dat een hoop tijdverlies op. Een ander voorbeeld: een collega is verhinderd voor de vergadering, maar kan wel inbellen via een consumentendienst voor videobellen. Die collega kan vervolgens niet meer dan de helft van de aanwezigen zien, want de camera op de laptop kan niet de hele vergadertafel in beeld brengen. En wil de inbeller zich mengen in het gesprek, dan is hij nauwelijks te verstaan vanwege de slechte audiokwaliteit, of kan hij de discussie niet volgen omdat de microfoon van de laptop van onvoldoende kwaliteit is.

En wat te denken van telefonische vergaderingen waar deelnemers elkaar niet goed begrijpen? Telefonisch een document bespreken leidt al snel tot een Babylonische spraakverwarring omdat de deelnemers naar een andere grafiek of tabel zitten te kijken. Videovergaderen met mensen buiten het bedrijf partners, klanten, etc. is vaak niet eens mogelijk, net zoals videovergaderen vanaf een ander device dan een pc of laptop.

Complexiteit is het obstakel
De technologie voor videovergaderen en het online delen van documenten bestaat al een hele tijd. Veel organisaties bieden hun medewerkers daar oplossingen voor. Maar de adoptie blijft laag en de ROI van de benodigde investering is vaak ver te zoeken. De belangrijkste reden is dat gebruikers deze oplossingen vaak te ingewikkeld vinden. Ze weten niet goed hoe ze werken en blijven dan maar hangen in de oude, vertrouwde telefonische vergadering. Vaak kunnen ze de oplossing ook alleen maar gebruiken voor overleg met collega’s, terwijl het in veel gevallen juist gaat om makkelijker overleggen en vergaderen met klanten of partners. Het gevolg is dat medewerkers hun heil zoeken in niet-beveiligde, maar vaak wel makkelijk te gebruiken consumentenoplossingen. Gezien de toenemende cyberdreigingen is dit echter een situatie die organisatie zich niet kunnen permitteren, aangezien tijdens deze videomeetings vaak gevoelige bedrijfsinformatie wordt gedeeld en besproken.

Zelfs voor de IT-afdeling is de technologie vaak complex. Oplossingen van verschillende leveranciers integreren slecht of helemaal niet. Aansluiten op de vergadertechnologie van een partner is vaak niet mogelijk. De meeste systemen vragen daarnaast nogal wat op het gebied van onderhoud en beheer. Om het nog maar niet te hebben over de soms forse investeringen die nodig zijn om een organisatie met de benodigde hardware, software en netwerken uit te rusten.

Keep It Simple, Stupid!
Organisaties die beter willen profiteren van de voordelen en mogelijkheden die videovergaderen biedt, moeten één ding nastreven: ‘KISS’. Ofwel: Keep It Simple, Stupid! Medewerkers moeten met één druk op de knop een videovergadering kunnen starten, zonder allerlei ingewikkelde stappen. Ze moeten eenvoudig documenten kunnen delen, zonder dat ze eerst in een menu moeten zoeken hoe dat moet. Collega’s die onderweg zijn moeten vanaf een mobiel device kunnen inbellen. Collega’s die (een deel van) de vergadering missen, moeten die later makkelijk kunnen terug bekijken. En het moet afgelopen zijn met het gedoe rond ontbrekende of verkeerde aansluitkabels.

Ook voor IT-afdelingen moet het zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt: makkelijke integratie in de bestaande omgeving, zonder bestaande investeringen teniet te doen. En eenvoudige integratie met oplossingen van derden. Partners of klanten moeten kunnen deelnemen zonder dat daar eerst de IT-afdeling aan te pas moet komen. Effectief videovergaderen wordt pas mogelijk als medewerkers dit gewoon zelf kunnen doen, net zoals ze nu hun standaard Office-toepassingen gebruiken.

Breng mensen, oplossingen en platformen samen
Wie slim en efficiënt wil samenwerken moet mensen, oplossingen en platformen samenbrengen. Omdat bestaande leveranciers een markt te verdedigen hebben, komen de écht inventieve oplossingen van spelers waar je het misschien niet van verwacht, zoals Intel. Dat bedrijf heeft met Unite een oplossing ontwikkeld die de hierboven geschetste uitdagingen adresseert. Niet door een vervanging te bieden voor bestaande oplossingen, maar juist door verschillende technologieën samen te brengen en waar nodig aan te vullen. Dan kan je echt gaan spreken van ‘slim (samen)werken’.

Tags: het nieuwe werken, efficiënter werken, hrm, kantoor, slimmer werken, werknemers, vergaderen, videoconferencing

Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl
0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

Helft ondernemers werkt weleens vanuit bed Helft ondernemers werkt weleens vanuit bed

Managers veel meer tevreden over hun werk dan hun personeel Managers veel meer tevreden over hun werk dan hun personeel

Congres Over Het Nieuwe Werken op zoek naar balans tussen mens en technologie Congres Over Het Nieuwe Werken op zoek naar balans tussen mens en technologie

Agile werken verovert nu ook creatieve sector. Agile werken verovert nu ook creatieve sector.

Zwangerschapsdiscriminatie neemt toe bij flexwerken Zwangerschapsdiscriminatie neemt toe bij flexwerken

Wendbaarheid een van de grootste uitdagingen HR Wendbaarheid een van de grootste uitdagingen HR

Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid

Gerelateerde Blogs

Vertrouwen in een virtuele werkomgeving (Deel 1)

hnwblog

Wanneer je met een team mensen samenwerkt aan een gezamenlijk doel moet je elkaar kunnen vertrouwen. En om dat vertrouwen op te bouwen, is tijd nodig en moet je elkaar goed leren kennen. Maar 'vertrouwen', wat is dat? Bedoelen we allemaal hetzelfde a...


Afwijken van het proces: Organisatorische olifantenpaadjes

hnwblog

Olifantenpaadjes zijn er in allerlei soorten en maten: Fysieke olifantenpaadjes (de uitgesleten paadjes in het gras), sociale olifantenpaadjes (gedragspatronen die we niet verwachten of gepland hadden) en olifantenpaadjes in organisaties, waar mensen...


Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

hnwblog

Persoonlijke effectiviteit is cruciaal om het Nieuwe Werken te laten slagen, maar wat is dat eigenlijk, persoonlijke effectiviteit? Aangezien de hoeveelheid tijd en energie die een medewerker beschikbaar heeft constant is, zit de crux hem er dus in o...