"Meer dan 3071 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Nieuws


Mens versus ICT, of een samenspel? (deel 2)

Mens versus ICT, of een samenspel? (deel 2)


Deze keer het tweede deel van een interview met twee experts op het gebied van Het Nieuwe Werken: Diane Dros en Ruud Zandbergen. Beiden zijn al jaren bij initiatieven betrokken waarbij medewerkers en organisaties veranderingen ondergaan en nieuwe middelen adapteren. Veel van hun projecten vallen onder de noemer Het Nieuwe Werken, terwijl deze term eigenlijk pas recent gangbaar is. Diane heeft met name de human resources kant in het vizier en Ruud is vaak betrokken als brug vanuit de ICT naar de Business. Wij stelden deze twee deskundigen 10 vragen. Dat leverde interessante antwoorden op, vaak vanuit hun eigen perspectief. Het eerste deel is hier te vinden.

6. Hoe ben je terecht gekomen in de wereld van Het Nieuwe Werken?
Ruud: Voor mij persoonlijk is Het Nieuwe Werken niet heel veel nieuws. Bij diverse werkgevers en opdrachtgevers waren veel tools voorhanden om thuis en op andere locaties te werken: o.a. door middel van e-mail, laptops, inbelverbindingen, instant messaging en web conferencing. Ook ben ik door mijn managers behoorlijk vrij gelaten op welke wijze en wanneer ik mijn werk deed. Op verschillende wijzen zijn destijds ook kantoren hiervoor geschikt gemaakt, door middel van flexplekken, concentratieplekken en ontmoetingsplekken. Vanuit deze bedrijven en later als zelfstandig professional heb ik organisaties kunnen helpen om de IT hulpmiddelen waar ik mee op ben gegroeid in te zetten voor nieuwe manieren van communiceren en samenwerken. Om bijvoorbeeld (reis)kosten te besparen, sneller beslissingen te kunnen nemen en informatie makkelijker te vinden. Kortom, ik heb bijna altijd kunnen werken zonder vaste werkplek op kantoor, maar ook op andere locaties en op variabele tijden. Ik heb deze innovatieve omgevingen altijd heerlijk gevonden en andere organisaties ook kunnen inspireren op dat gebied.
Diane: Eigenlijk ben ik al heel lang onbewust met Het Nieuwe Werken bezig. Ik heb bij Commit gewerkt waar ik mij bezig hield met het ontwikkelen van diensten rondom mens & werk: Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers optimaal kunnen presteren. Na enige tijd is Commit overgegaan naar het Interpolis concept, een voorloper van Het Nieuwe Werken. Ik heb hierdoor de positieve maar ook de negatieve aspecten van Het Nieuwe Werken ondervonden. Wat mij boeit is dat Het Nieuwe Werken enorm veel voordelen kan opleveren. Met name door de verantwoordelijkheid op laag en groepsniveau neer te leggen ontstaat er een volledig andere dynamiek. In plaats van moeten ontstaat er een sfeer van willen. En als je iets zelf wilt, werkt dit heel anders dan als je iets moet. Echter vraagt dit wel het nodige van de managers. Kortom, mijn ervaring bij eerdere werkgevers, diverse projecten en mijn psychologie achtergrond hebben ertoe geleid dat ik mij nu als zelfstandig consultant bezighoud met Het Nieuwe Werken. Een ontzettend breed en leuk onderwerp.

7. Wat is voor jou de toegevoegde waarde van Het Nieuwe Werken?
Diane: Een aspect wat er voor mij uitspringt, is dat samenwerken opnieuw en toch ook anders (weer) op de agenda komt. Het Nieuwe Werken draait om het samenwerken tussen ICT, Mens, Facilitair en andere organisatieaspecten. Pas dan ga je als gehele organisatie de voordelen van Het Nieuwe Werken proeven. De afgelopen jaren is er een verzuiling binnen organisaties ontstaan. Elke werknemer, afdeling of leverancier doet zijn ding, maar een echt samenspel om de doelstellingen te behalen staat niet echt op het vizier. Ieder gaat voor zijn eigen target en gezamenlijke targets zijn er niet. Anders samenwerken, waardoor innovatie, ontwikkeling en veranderingen samen worden opgepakt, wordt vanuit Het Nieuwe Werken opnieuw op de kaart gezet. Daarbij is samen zaken ontwikkelen met een diversiteit aan kennis en achtergronden ontzettend leuk om te doen. Je krijgt inzichten die je anders nooit was tegengekomen. Dit merkt de klant ook. Hij krijgt betere service en diensten die optimaal aansluiten bij zijn behoeften. En blije tevreden klanten zijn uiteindelijk toch waar je het allemaal voor doet.
Ruud: Ik denk dat er diverse kwantificeerbare voordelen zijn aan Het Nieuwe Werken, maar ook vele die niet echt concreet zijn en waarbij pas na verloop van tijd het kwartje valt. Bijvoorbeeld de besparing op reistijd en -kosten bij gebruik van conferencing tools en thuiswerken zijn duidelijk. Ook gevolgen voor het milieu, door verminderde CO2 belasting, zijn kwantificeerbaar. Zo zijn tevens besparingen uit te rekenen op datacommunicatiekosten en infrastructuur als we op andere wijze communiceren en informatie delen. Maar als we kijken naar de meerwaarde voor organisaties als we experts en collega's makkelijker kunnen vinden, kennis beter delen of de samenwerking vooruit gaat, dan wordt het moeilijk een bedrag te noemen. Toch zijn ook dat effecten, als gevolg van invoering van bepaalde hulpmiddelen. Daarover is niet eens zoveel discussie, maar je moet het wel even inzien. Business cases die vooraf worden gemaakt worden zelden achteraf getoetst, vaak ook omdat de resultaten duidelijk zijn. Enige mate van overtuiging en vertrouwen in Het Nieuwe Werken is ook echt nodig bij beslissers om deze weg in te gaan. Ze kunnen uiteindelijk bereiken dat de productiviteit stijgt, verzuim daalt, kantooroppervlak vermindert, reiskosten dalen en als geheel de organisatie aantrekkelijker wordt als werkgever. Dat is mooi toch?

8. Waar zit de uitdaging om daadwerkelijk de voordelen van Het Nieuwe Werken te bereiken?
Ruud: Ik onderschrijf dat de ICT kant en herinrichting van de werkomgeving in het complexe geheel belangrijk zijn. Ik noemde al een aantal belangrijke ICT aspecten om daarbij in de gaten te houden. In de technische hoek zitten daar dus elementen die voldoende aandacht moeten hebben om succes in deze projecten te waarborgen. Samenwerking met de andere betrokken disciplines en een geïntegreerde benadering is ook erg belangrijk. Maar van minstens groot belang is dat de medewerkers en management de verandering ondergaan, aankunnen en aandurven. De afstemming met ICT is hierbij belangrijk en in veel scenario$rdquo;s voorwaardelijk voor de verandering. Het dient degelijk gereedschap te bieden en ingezet te worden op de gebieden waar het voordelen biedt in de processen en waarde toevoegt.
Diane: Dat heb ik al kort aangestipt. Voor mij is de mens de sleutel tot het succes. Maar zonder IT, Facilitair en (klantgerichte) processen zal de mens niet optimaal presteren. Een stapsgewijze veranderaanpak is hierbij erg belangrijk. Voor mij is de uitdaging ervoor te zorgen dat mensen de meerwaarde inzien om anders te gaan (samen)werken. Pas wanneer mensen bereid zijn hun gedrag te veranderen en Het Nieuwe Werken te adopteren, zullen de positieve resultaten ervan bereikt worden.

9. Wat zijn volgens jou de verschillen tussen Mens en IT benadering?
Diane: IT heeft als paradigma techniek. De maakbaarheid en controleerbaarheid zijn hierbij kenmerken die bij de mens op een heel andere manier aan bod komen. Ook kennis en cultuur zijn maakbaar en controleerbaar, maar vergen een geheel andere aanpak. Het proces kneden en blijven bijstellen is noodzakelijk bij het veranderen van zachte factoren. Je hebt een doelstelling maar de weg er naartoe is een creatief proces waarbij je continu blijft toetsen en bijstellen om de resultaten te behalen. Voor sommige mensen geeft dit het gevoel dat je zomaar maar iets doet en geen controle op het proces hebt. Dit is zeker niet het geval. Je weet wáár je uitkomt maar niet hóe je ernaar toe gaat, je pakt de weg die op dat moment het beste past. Bij technische veranderingen kun je veel duidelijker aangeven hoe je van A naar B komt. Dit blijft ook lastig communiceren omdat je een verschillende taal en aanpak hanteert.
Ruud: De techniek moet de mens helpen, niet andersom. Doel en oplossing staan echter niet altijd in lijn. Goede kennis over de mogelijkheden van de ICT oplossingsrichtingen kan daarbij helpen. Het technische deel is relatief eenvoudig te organiseren, de mens niet. Projectplannen, architectuurbeschrijvingen en systemen zorgen wel dat alles gaat draaien. Het inregelen van de medewerkers en de processen vergt een andere benadering. De ICT middelen zijn natuurlijk kostbaar maar je kunt zeggen dat de mens onbetaalbaar is. Je zal daar veel in moeten investeren. En ICT is, als het goed is, flexibel maar de mens en organisatie zijn soms lastig kneedbaar. In principe is alles mogelijk met ICT hulpmiddelen, maar natuurlijk stelt het budget beperkingen en er moeten opbrengsten zijn. De medewerker is lastiger vervangbaar dan IT en een goede kracht is in de toekomst steeds lastiger te vinden, daar moet je zuinig op zijn.

10. Wat is jouw advies voor bedrijven die mogelijk met (aspecten) van Het Nieuwe Werken willen beginnen?
Ruud: Stem in het draaiboek om Het Nieuwe Werken in te voeren de ICT elementen goed af op de totale strategie. Nutteloze middelen bieden geen toegevoegde waarde en waardevolle middelen kunnen nutteloos als ze verkeerd worden toegepast. De ICT organisatie en architectuur zal aan voorwaarden moeten voldoen, waaronder een zekere mate van professionaliteit en bepaalde infrastructurele voorzieningen moeten op orde zijn. Ik gaf al aan dit het niet alleen vanuit ICT getrokken kan worden. Er zal vanuit de ICT afdeling ook bereidheid moeten zijn voor samenwerking en vertrouwen in elkaar. Ze zijn uiteraard ook zelf onderdeel van de verandering.
Diane: Zorg dat je organisatieklimaat aansluit bij de organisatiedoelstellingen. Het Nieuwe Werken kan vele voordelen opleveren, zoals productiviteitsverbetering (te weten het innovatief en lerend vermogen van de medewerker). Echter als een factor als vertrouwen niet aanwezig is, leidt het zeer waarschijnlijk tot productiviteitsverlaging! Breng eerst het organisatieklimaat in kaart zodat je weet welke risico's en consequenties Het Nieuwe Werken met zich meebrengt en waar medewerkers behoefte aan hebben. Deze informatie kun je gebruiken in je veranderstrategie. Het zal in het begin meer tijd kosten, maar gaandeweg zal dit veel tijd en weerstand besparen. Betrek ook iemand die weet hoe je met gedrag en cultuur moet omgaan en laat het niet door iemand doen waarvan het niet zijn expertise is. Ieder persoon heeft zijn eigen bril waarmee hij naar de wereld kijkt, die is vanuit het IT paradigma anders dan vanuit human resources.

Tot slot.
In dit interview hebben we twee deskundigen aan het woord gelaten die projecten begeleiden rond Het Nieuwe Werken. Het lijken de IT experts te zijn die koplopers zijn geweest om middelen te bieden en nu een brug naar de mens willen slaan. Omdat zij inzien dat dit het verschil gaat maken. Tevens zijn het de veranderdeskundigen die waarde zien in de toepassing van nieuwe IT middelen en daarbij de mens en cultuuraspecten in het oog houden. Geweldig dat deze chemie ontstaat! Hoe slaat ú de brug tussen IT en HR?

Dit artikel is ook geplaatst op de website Vernieuwing In Werk.

Ruud Zandberg van Ruzco en Diane Dros van Daad Consultancy

Tags: ict, wat is het nieuwe werken

Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl
0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid Millennials willen baan die past bij hun persoonlijkheid

Onuitgesproken issues belemmeren goed werkgeverschap Onuitgesproken issues belemmeren goed werkgeverschap

We willen werken op een duurzaam kantoor We willen werken op een duurzaam kantoor

35 plusser? Hoe hou je je werk leuk? 35 plusser? Hoe hou je je werk leuk?

Talent schaars? Weet waar je zoekt Talent schaars? Weet waar je zoekt

Kwart van de jonge professionals kampt met burn-out Kwart van de jonge professionals kampt met burn-out

Anders werken begint van binnen Anders werken begint van binnen

Gerelateerde Blogs

Vertrouwen in een virtuele werkomgeving (Deel 1)

hnwblog

Wanneer je met een team mensen samenwerkt aan een gezamenlijk doel moet je elkaar kunnen vertrouwen. En om dat vertrouwen op te bouwen, is tijd nodig en moet je elkaar goed leren kennen. Maar 'vertrouwen', wat is dat? Bedoelen we allemaal hetzelfde a...


Afwijken van het proces: Organisatorische olifantenpaadjes

hnwblog

Olifantenpaadjes zijn er in allerlei soorten en maten: Fysieke olifantenpaadjes (de uitgesleten paadjes in het gras), sociale olifantenpaadjes (gedragspatronen die we niet verwachten of gepland hadden) en olifantenpaadjes in organisaties, waar mensen...


Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

hnwblog

Persoonlijke effectiviteit is cruciaal om het Nieuwe Werken te laten slagen, maar wat is dat eigenlijk, persoonlijke effectiviteit? Aangezien de hoeveelheid tijd en energie die een medewerker beschikbaar heeft constant is, zit de crux hem er dus in o...