"Meer dan 3016 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Nieuws


Praktijkcase HNW: Hermans en Schuttevaer Notarissen

Praktijkcase HNW: Hermans en Schuttevaer Notarissen


Hermans & Schuttevaer Notarissen vernieuwt zich tot een modern notariskantoor met toekomstvisie

In de zoektocht naar het nieuwe notariaat vindt Hermans & Schuttevaer Notarissen het onderscheidende vermogen van nieuwe technologieën voor notariskantoren. Wij spreken met mr. Jean-Paul Bolhaar, notaris, over de modernisering van de IT organisatie binnen Hermans & Schuttevaer Notarissen.

Jean-Paul Bolhaar: 'Wij willen als notariskantoor veel meer gebruikmaken van de toepassingen die nieuwe technologieën ons bieden. Met deze gedachte benaderden we TNO met de vraag een onderzoek voor ons uit te voeren gericht op de mogelijkheden van nieuwe technologieën voor onze organisatie. We betrokken ook cliënten bij dit onderzoek en vroegen hen naar hun mening over onze huidige dienstverlening en hoe zij de toekomst zien.

Na de resultaten uit dit onderzoek besproken te hebben, kiezen wij voor vernieuwing en is ons doel een modern notariaat te zijn, dat gericht is op de toekomst.'

Inspiratie in nieuwe oplossingen
'Wij startten een project waarbij onze hele ICT organisatie gemoderniseerd wordt', vertelt Bolhaar. 'Zo werken we nu met een nieuw notarieel software pakket, hebben de IT omgeving geoutsourcet en kozen wij voor een kennisomgeving op basis van IBM Lotus Connections en IBM Sametime. Via RealConnections en IBM, onze twee andere partners in het ICT project, kwamen we bij e-office terecht.

In een inspirerende sessie met Roland Hameeteman (directeur e-office red.) verkregen wij handvatten over hoe we een nieuwe manier van werken kunnen inkleden, zowel intern als naar onze cliënten toe. Dit vormde de kern van ons probleem.'

'Connections biedt een oplossing voor kennismanagement. We integreerden Connections met Sametime, een chatoplossing voor zakelijk gebruik, waarmee we een nieuwe manier van communiceren in gang zetten. Ook willen we meer ‘paperless' werken. Door informatie en documenten online aan te bieden in onze kennisomgeving, kunnen we het gebruik van papier terugdringen.'

Een nieuwe vorm van communicatie
'Voorheen verliep veel communicatie via e-mail' zegt Bolhaar. 'We stelden nieuwe richtlijnen vast, zodat we e-mail nu alleen nog maar gebruiken voor externe communicatie. Voor interne communicatie maken we gebruik van chat en ons Intranet. Binnen onze chatoplossing is het eenvoudig om te zien welke collega's beschikbaar en bereikbaar zijn. Het delen van informatie en kennis gaat via het Intranet. Dit leidt ertoe dat interne communicatie via korte lijnen plaatsvindt en daarmee veel efficiënter is.'

Bolhaar: 'Het Intranet is een verzamelplaats voor nieuws en kennis. We zetten widgets aan die verschillende nieuwssoorten weergeven, zoals financieel, p&o en juridisch nieuws. Dit nieuws is afgestemd op de gebruiker. Zo worden onze specialisten niet vermoeid met voor hen irrelevante informatie. Op een persoonlijke startpagina kan hij zelf aangeven welke nieuwsbronnen voor hem interessant zijn.

Daarnaast creëerden we een widget die alle belangrijke externe links toont. Onze specialisten maken vaak gebruik van externe informatiebronnen. Nu heeft men op de persoonlijke pagina een overzicht van alle belangrijke externe informatiebronnen, waardoor met één klik op de link de gewenste informatie snel vindbaar is.'

Acceptatie en motivatie
Bolhaar: ‘De moderne notaris is vakbekwaam en zoekt naar mogelijkheden die hem in staat stellen zijn vak zo efficiënt mogelijk uit te voeren. De wens om te vernieuwen is dan ook zeker aanwezig. Bij Hermans & Schuttevaer Notarissen werken vooral jonge (kandidaat-)notarissen, paralegals en (juridisch) medewerkers. Vaak zijn zij al bekend met nieuwe technologieën zoals chat en blog. Maar het is leuk om te zien dat juist onze oudere specialisten erg gemotiveerd zijn om met de nieuwe technologieën te werken en heel duidelijk de voordelen van de nieuwe toepassingen zien.

Het blijft wel belangrijk om medewerkers te stimuleren. Wij geven trainingen, maar laten mensen vooral ervaren hoe het is om te werken in de nieuwe omgeving. De acceptatie gaat heel vlot. Onlangs was de chatomgeving niet beschikbaar door een technische storing. Medewerkers ervoeren dit echt als een last. Wat natuurlijk een positieve respons is op de acceptatie van de nieuwe oplossing.'

'In 2009 zetten we extra trainingen in, de kracht zit namelijk in de herhaling. We moeten mensen alert houden en ze de tijd gunnen om te wennen aan de veranderingen. We zien nu al resultaat. De drempel voor communicatie is verlaagd, er wordt drastisch minder gemaild en het informeren van medewerkers gaat gestructureerd.'

Partners in project
'De samenwerking met e-office verloopt heel plezierig,' gaat Bolhaar verder. 'Na de inspirerende kick-off, gingen we met een goed gevoel het traject in. De ontwikkeling van het Intranet is een proces dat continu aan veranderingen onderhevig is. Met e-office brainstormen en sparren we over de voortgang van het project. Zij denken mee in de nieuwe mogelijkheden die ontstaan.'

toekomstplannen
'Sinds oktober 2008 zijn we live. Het kennisdelen via het Intranet is in volle gang. Nu gaan we de kennisomgeving optimaliseren en bekijken we de vervolgstappen die daarin mogelijk zijn. Zo willen we het Intranet inzetten voor de communicatie met cliënten. Ook chat zal hierin een rol spelen. Informatie en documenten moeten voor onze cliënten online beschikbaar zijn. Samen met e-office werken we aan de juiste wijze van aanpak. Door het inzetten van nieuwe technologieën als Connections en Sametime, kunnen wij een betere service verlenen en ontstaat er extra binding met onze cliënten.

Er staan nog zoveel opties open en we vertrouwen erop dat die ons op termijn brengen tot het realiseren van onze visie op het nieuwe notariaat' aldus Bolhaar.

e-office

Tags: efficiënter werken, cloud computing, lifehacking, kostenreductie, wat is het nieuwe werken, praktijkcase, voorbeeld

Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl
0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

8 Tips om burn-out te voorkomen 8 Tips om burn-out te voorkomen

Te veel flexibiliteit leidt tot stress en onzekerheid Te veel flexibiliteit leidt tot stress en onzekerheid

5 Redenen waarom je wel kiest voor zelfsturing in je organisatie 5 Redenen waarom je wel kiest voor zelfsturing in je organisatie

'Flexibilisering is gifpil' 'Flexibilisering is gifpil'

Ook opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor gezonde werkomgeving Ook opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor gezonde werkomgeving

7 Prioriteiten voor het managen van professionals 7 Prioriteiten voor het managen van professionals

Twee derde van organisaties heeft geen solide vitaliteitsbeleid Twee derde van organisaties heeft geen solide vitaliteitsbeleid

Gerelateerde Blogs

Vertrouwen in een virtuele werkomgeving (Deel 1)

hnwblog

Wanneer je met een team mensen samenwerkt aan een gezamenlijk doel moet je elkaar kunnen vertrouwen. En om dat vertrouwen op te bouwen, is tijd nodig en moet je elkaar goed leren kennen. Maar 'vertrouwen', wat is dat? Bedoelen we allemaal hetzelfde a...


Afwijken van het proces: Organisatorische olifantenpaadjes

hnwblog

Olifantenpaadjes zijn er in allerlei soorten en maten: Fysieke olifantenpaadjes (de uitgesleten paadjes in het gras), sociale olifantenpaadjes (gedragspatronen die we niet verwachten of gepland hadden) en olifantenpaadjes in organisaties, waar mensen...


Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

hnwblog

Persoonlijke effectiviteit is cruciaal om het Nieuwe Werken te laten slagen, maar wat is dat eigenlijk, persoonlijke effectiviteit? Aangezien de hoeveelheid tijd en energie die een medewerker beschikbaar heeft constant is, zit de crux hem er dus in o...