"Meer dan 3015 artikelen over Het Nieuwe Werken"

Werken 2.0

Nieuws


Hoe overleef ik mijn inbox?

Hoe overleef ik mijn inbox?


Bent u ook minstens een halve dag kwijt aan het lezen en beantwoorden van mails? Met deze tips krijgt u de controle over uw inbox weer terug.
In zijn boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox?', dat deze maand is verschenen, geeft Jim Stolze allereerst een verslag van zijn internetloze maand. Daarna volgen 31 praktische tips voor een 'gelukkiger online leven'. MT zocht er alvast een aantal voor u uit.

Beperk het inkomende verkeer:
  1. Zet alle of bepaalde notificaties van sociale netwerken uit. Voor u het weet krijgt u drie keer per dag berichten van iemands verjaardag (Hyves), een wall tot wall bericht (Facebook) en de laatste netwerk updates (LinkedIn).
  2. Schrijf zelf betere e-mails. Stuurt u eenregelige, onduidelijke e-mails? Dan weet u zeker dat u weer berichten terugkrijgt. Wees duidelijk wat u doet, als het een vraag betreft. Vergelijk de antwoorden: ‘Ja, dat zal ik doen' en ‘Ik heb het gedaan'.
  3. Bekijk elke mail die binnenkomt maar één keer. Gooi ze niet direct in een van uw mapjes. Denk na en beslis: moet ik hier iets mee, zit hier een actie aan vast, moet ik het bewaren of kan ik het weggooien? Daarna komt het organiseren van die beslissing in lijsten en mappen.
Stel een e-mailprotocol in:
- Denk groter dan uw eigen inbox. Als ondernemer met personeel bent u in de gelegenheid om bepaalde richtlijnen op te stellen. Zoals deze:

Mailen ja:
  • Distributie van een word-document
  • For Your Information. Zet dan in de onderwerpregel ‘ter kennisgeving'
  • Enabler. Documenten versturen ter voorbereiding op een meeting
  • Time shifting: u heeft niet direct antwoord nodig, maar de ander moet het wel weten
  • Delegeren (soms)

Mailen nee, maar: smsen, bellen of langsgaan:
  • Boosheid, teleurstelling of een andere emotie uiten
  • Een spoedje
  • Een geheim
  • Veel te vertellen
  • Delegeren (soms)
Maak een kantoorpadvindersboek, waarin in de onderwerpregel een codeletter wordt toegevoegd. Dan is in één oogopslag duidelijk wat de ontvanger moet doen. A staat bijvoorbeeld voor Actie vereist, I voor ter Informatie, R voor Reactie gewenst op termijn en D om een Datum te prikken.
Geen cc aub. U heeft misschien al een filter ingesteld, waardoor de cc-berichten in een apart mapje terecht komen. Dat scheelt al een hoop, maar daarmee is het probleem niet verholpen. Stel eisen aan het gebruik van cc of verbied het.
Stel een e-mailloze vrijdag in of verbied e-mail elke eerste van de maand. Dan moeten uw werknemers gewoon weer eens naar hun collega's toelopen. Net zo makkelijk.

Hoe overleef ik mijn inbox?
Hoe overleef ik mijn inbox?
Jim Stolze



Door Carlie van Tongeren, MT.nl/Sprout, 3 juli 2009
(Deze column is geplaatst met goedkeuring van de auteur)

Tags: lifehacking, e-mail, hoe overleef ik mijn inbox

Deel dit artikel via Email Deel dit artikel op Twitter Deel dit artikel op Facebook Deel dit artikel op Hyves Deel dit artikel op LinkedIn Deel dit artikel op NuJij.nl
0 reacties


Vertel ons hoe u erover denkt


Plaats een reactie met uw LinkedIn account Klik op de LinkedIn button om een reactie te plaatsen


Gerelateerd Nieuws

Vergaderen zonder rompslomp Vergaderen zonder rompslomp

Kantoorinrichten kent verschillende kanten Kantoorinrichten kent verschillende kanten

Steeds meer ambtenaren werken organisatieonafhankelijk Steeds meer ambtenaren werken organisatieonafhankelijk

Anders werken: hoe krijg je 8000 medewerkers mee? Anders werken: hoe krijg je 8000 medewerkers mee?

'Na de vakantie ga ik het helemaal anders doen!' 5 Tips om je ambities vast te houden. 'Na de vakantie ga ik het helemaal anders doen!' 5 Tips om je ambities vast te houden.

Hoe beter de akoestiek op kantoor, hoe minder stress Hoe beter de akoestiek op kantoor, hoe minder stress

It’s the ‘salaris’, stupid It’s the ‘salaris’, stupid

Gerelateerde Blogs

Waar en wanneer Het Nieuwe Werken: zegt u het maar!

hnwblog

Bij Het Nieuwe Werken bepaalt de dagelijkse agenda waar het het meest efficiënt werken is. Op kantoor of 'thuis', of een combinatie daarvan. Thuiswerkers zijn dan ook loyale professionals die vaak net iets harder lopen en zich net wat minder snel zie...


Werkgevers moeten nu echt vernieuwen op mobiliteit

hnwblog

Het is nog lastig alle betrokken partijen tevreden te stellen met de vernieuwingen op het gebied van mobiliteit die gepaard gaan met Het Nieuwe Werken. Hier ligt een mooie opgave voor werkgevers, vindt Tim Wille, maar hoe faciliteren zij hun medewerk...


Aansturen op de verkeerde output

hnwblog

Helaas voor de manager is het simpelweg formuleren van KPI’s geen garantie voor het gewenste bedrijfssucces. Waarop hij dan wel moet sturen? Het eindresultaat. Ook in Het Nieuwe Werken. Wat doet het er immers toe hoe bepaalde output is behaald, stelt...